«Во всех отделах можно и нужно более эффективно организовать работу»

В городской администрации внедряется программа IQ300, которая, по замыслу организаторов и разработчиков, должна повысить исполнительскую дисциплину и оперативность работы чиновников. В Горсовете не раз звучала информация о том, что исполком затягивает подписание документов, не выполняет поручения депутатов, а иногда и вовсе – переиначивает. Как, например, было с регламентов о реализации наружной рекламы через аукционы. Как сообщил Порталу Предпринимателей инициатор нововведения, заместитель мэра Максим Федоров, программа позволит результативнее планировать дела, ставить задачи и осуществлять контроль над их исполнением. Федоров заявил, что в каждом отделе и управлении есть слабые места, где нужно более эффективно организовать работу.

«ПРОГРАММА БУДЕТ ПОЛЕЗНА БИЗНЕСУ, КОТОРЫЙ СТАЛКИВАЕТСЯ С ЗАДЕРЖКОЙ ВЫДАЧИ НЕОБХОДИМЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Облачный сервис IQ300 разработан Центром информационных технологий исполкома. По словам директора ЦИТ Михаила Бобошко, эту программу специалисты тестировали целый год, а в начале этой недели вышло постановление руководителя исполкома Фархада Латыпова, согласно которому все сотрудники должны стать пользователями IQ300. Вчера вечером, по данным Портала Предпринимателей, количество зарегистрированных чиновников равнялось 70%, до конца сегодняшнего рабочего поставлена задача довести их до 100%.

- Я считаю, что во всех отделах можно и нужно более эффективно организовать работу, - говорит Максим Федоров. – Программа IQ300 позволит наладить связи и повысить оперативность процессов как внутри отделов, так и между ними. Чтобы передать информацию, сотрудникам не придется тратить время на телефонные звонки или поход в другой кабинет, достаточно зайти в систему и проинформировать своих коллег, в случае необходимости ставить задачи. К примеру, служба главного архитектора расположена вне здания мэрии и, чтобы решить рабочие моменты, руководителю приходится тратить время на дорогу, встречи, совещания, обратный путь. А теперь с помощью системы он может работать, не выходя из своего кабинета. Нужно отметить, что поручений у сотрудников администрации очень много, а время на их исполнение ограничено. Отсюда возникает необходимость решать их как можно более оперативно, чего мы планируем достичь с помощью IQ300.

Программа IQ300 – это публичный сервис, к которому, в отличие от программы «Электронное правительство», имеет доступ любой пользователь. Компании и предприятия, заинтересованные в решении тех или иных вопросов в госслужбах, также могут контролировать процесс и взаимодействовать с чиновниками через IQ300. Но при одном условии – если чиновники откроют доступ в свое сообщество.

- Первоочередная задача – оптимизировать внутренние процессы, ускорить документооборот между отделами, - говорит Федоров. - Однако эта программа будет полезна и бизнесу, который, это общеизвестный факт, сталкивается с задержкой выдачи необходимых документов, согласований и разрешений. В ближайшем будущем мы рассчитываем, что предприниматели смогут оценить сокращение сроков на процессы обработки входных и выходных данных.

«IQ300 ИСКЛЮЧАЕТ ТАКИЕ ЯВЛЕНИЯ, КАК ПОПЫТКА СФАЛЬСИФИЦИРОВАТЬ ДАННЫЕ, УМОЛЧАТЬ О КАКОМ-ТО СОБЫТИИ»

По данным Центра информационных технологий, в настоящее время пользователями IQ300 являются более 1 тысячи человек. На них приходится около 2 тысяч сообществ – школы, культурные центры, общественные организации, бизнес-компании и предприятия. В числе последних, к примеру, «Челны-Бройлер» и Картонно-бумажный комбинат. Исполнительный комитет и Городской Совет создали свои сообщества, в которые входят 362 и 32 участника, соответственно (по состоянию на 16 часов), их количество ежечасно увеличивается. На очереди, говорят в ЦИТ, стоит Контрольно-счетная палата.

- IQ300 исключает из рабочих процессов такие явления, как попытка сфальсифицировать данные, умолчать о каком-то событии, - говорит директор ЦИТ Михаил Бобошко. - Наш опыт показал, что работая через систему, человек дружит со своей деловой репутацией и имеет высокую исполнительскую дисциплину. Так как система доступна любому пользователю, то мы имеем неограниченный ресурс по экспертам, которых также можно привлекать к решению тех или иных вопросов. IQ300 позволит выстраивать рейтинги исполнителей по видам деятельности, определять наиболее эффективные места применения, объективно осуществлять контроль над деятельностью сотрудников.

С внедрением сервиса IQ300, как сообщил Михаил Бобошко, выяснилось, что у некоторых сотрудников администрации отсутствуют навыки работы с компьютером.

- Обучать работать в самой системе нет никакой необходимости, - говорит Бобошко. – Тот, кто имеет хотя бы небольшой опыт работы в соцсетях, не столкнется с трудностями. Однако в госслужбах, как и в любых структурах, есть сотрудники, которые являются отличными экспертами в отраслевых вопросах, но в силу своего возраста ограничены в общении с компьютером. Таких людей мы будем обучать на примере системы IQ300.

Отметим, что мэр и руководитель исполкома уже пользуются IQ300. Также в числе зарегистрированных пользователей все заместители Фархада Латыпова, за исключением Наталии Кропотовой. За 1,5 недели, что программа работает в исполкоме и Горсовете, говорит заммэра Максим Федоров, через систему уже начали поступать конкретные поручения и задачи.

- Чем прогрессивнее руководитель, тем продуктивнее будет работа его команды, - считает Федоров. – Первые лица администрации это прекрасно понимают. На мой взгляд, если они хотят, чтобы подчиненные работали эффективнее, то логично обязать их работать в этой системе. Мэр города и руководитель исполкома заявили, что они готовы давать распоряжение и контролировать их выполнение в этом сервисе, и сотрудникам ничего не остается, как только стать пользователями этой программы. Считаю, что должна быть обязательной для каждого работника муниципальной власти, потому что это оперативность всей нашей команды.

В ближайшем будущем перед специалистами ЦИТ возникнет еще одна задача: в течение 2-3 недель будет определено количество сотрудников, которым необходимо получить навыки владения информационными технологиями, а затем начнется их обучение.

- Руководителям отделов и управлений, не загружающих работой в системе своих сотрудников, будут задаваться вопросы на предмет того, насколько эффективно трудятся их подчиненные, - говорит Михаил Бобошко. – Поэтому, думаю, сотрудники, заинтересованные в росте заработной платы и карьерном росте, освоят новую систему, которая гарантирует достоверность качества работы.

Последние дни в исполкоме активно обсуждают необходимость этой программы, и, естественно, что мало кто порадовался очередному ноу-хау. Но в разговоре с Порталом Предпринимателей никаких негативных отзывов в сторону нововведения, и уж тем более Максима Федорова, который взялся за дисциплину, не прозвучало. Единственное, в чем открыто признаются – в том, что еще предстоит разобраться с программой.

Раиса Султанова, начальник потребительского рынка и услуг

- Я ознакомилась с системой, но до конца еще не вникла. Думаю, что для постановки и ускорения задач она очень удобна. Система позволит быстро передавать информацию для ее решения, к примеру, это будет удобно в пути, когда можно будет довести до специалистов необходимые задачи. Система удобна также тем, что информация доводится до исполнителей быстрее, позволяет увидеть активность каждого: кто, как и сколько времени выполняет поставленные задачи. У меня отдел не страдает низкой исполнительной дисциплиной, но вообще, наверно, есть такие исполнители. Думаю, что система дисциплинирует.

Ильдар Яруллин, руководитель аппарата исполнительного комитета:

- На сегодняшний день перед нами поставлена задача всем без исключения подключиться к данной системе. Она отработана в Центре информационных технологий, они пользуются ей ни один год и, соответственно, считают, что система хорошо покажет все задачи, возможность выполнения, загруженность и так далее. Т.е. с точки зрения руководителя аппарата я заинтересован во внедрении этой системы: я буду видеть, какие задачи поставлены, загруженность госслужащих, исполнение ими задач. Понятно, что для внедрения системы, чтобы она уже начала функционировать в штатном режиме, нужно определенное время. Во-первых, необходимо понять систему, пропустить ее через себя, научиться работать через нее со своими подчиненными, определить ресурсы и технические возможности и т.д. В свое время у нас постепенно внедрялась система Электронного правительства. Она сегодня удобна, и ни одно из муниципальных учреждений, да и муниципалитет в целом, на мой взгляд, уже не представляет свою работу без этой системы. Она удобна как в плане контроля, так и в плане продвижения документов и т.д.

Я как управленец рассчитываю, что мы сделаем еще один шаг вперед именно в конкретизации задач и в контроле их исполнения. Пока идет ознакомительный период с данной системой. В полной мере оценить, сказать, «Да, это замечательная система», пока не могу. Для начала необходимо поработать, я думаю, что даже не один месяц. Пока наша задача - зарегистрироваться, ознакомиться, пройти обучение и потихоньку внедрять, может необходимо посмотреть на каком-нибудь одном подразделении работу этой системы. Наверно, какие-то моменты технической службе будет необходимо немного поправить, программы ведь должны постоянно обновляться, я думаю, что IQ 300 - не идеальная программа, как и любые другие, и, соответственно будет подлежать модернизации.

Радмир Беляев, начальник отдела по поддержке и развитию предпринимательства

- Плюс в том, что мы сможем быть постоянно в контакте с предприятиями города, т.е. не путем электронной почты, как было до этого. Система позволяет создать определенную группу, пригласить туда предприятия, и уже оперативно передавать им информацию. Данная система – инструмент взаимодействия с предприятиями и организациями города и субъектами предпринимательства. У каждой системы есть свои функциональные обязанности: Электронное правительство, к примеру, - это система для госструктур, чисто отход от бумажных носителей и оперативность в части внутренних писем и т.д., IQ 300 же – система, где ты можешь приглашать сторонние предприятия. Главное, чтобы системы были удобны в использовании.

Анастасия Абзалова-Цой, Лилия Хамитова