В суде по трудовым спорам работодатели проигрывают обычно тогда, когда не соблюли формальные требования к оформлению кадровых документов или вообще проигнорировали процедуру увольнения, установленную Трудовым кодексом.

Друзья! В очередной раз, 23 марта я провожу онлайн вебинар на тему о фатальных кадровых ошибках, которые приводят к проигрышу работодателя в судах по трудовым спорам или штрафам со стороны ГИТ. Как правило, в начале вебинара предлагается слушателям оценить уровень кадровых документов по пятибальной системе. Слушатели щедро ставят себе «пятерки». После часовой лекции задается тот же самый вопрос. И слушатели относят уже себя к «двоечникам». Почему?

Кадровое делопроизводство - кропотливая работа, требующая не только четкого знания трудового, гражданского, корпоративного законодательства, но и внимательности при оформлении документов, понимания негативных последствий ненадлежащего оформления и хранения кадровой документации.

«Нестрашные» на первый взгляд ошибки кадрового делопроизводства могут обернуться вполне осязаемыми негативными последствиями. Например, внушительными штрафами или судебными взысканиями.

Именно поэтому для работы в области кадрового делопроизводства требуются грамотные специалисты. Но таковых на рынке труда мало.

На наш взгляд, самым эффективным способом решения этой задачи является передача кадрового администрирования (делопроизводства) на аутсорсинг.

Кадровый аутсорсинг стал в последнее время весьма востребованной услугой и продолжает набирать популярность, поскольку любое предприятие имеет штат наемных сотрудников. Многие компании уже перешли именно на такой формат работы.

Одним из направлений деятельности Юридического агентства «ЗАКОН» города Набережные Челны является возмездное оказание кадровых услуг (кадровое администрирование) на условиях аутсорсинга.

Что такое кадровый аутсорсинг и почему это выгодно?

Кадровый аутсорсинг — это передача сторонней организации всей работы отдела кадров. Так называемый удаленный отдел кадров, который обеспечивает полное ведение кадрового делопроизводства; постановку и восстановление кадрового учета; разработку внутренних локальных актов, аудит и пр.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших фирм, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров. Обязанности кадровиков в таких фирмах возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Согласитесь, у такого распределения обязанностей есть существенные недостатки:

• безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;

• требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;

• халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Какие задачи можно отдать на кадровый аутсорсинг?

Прием и увольнение сотрудников

Компетентные аутсорсеры при приеме на работу новых сотрудников проявят внимание к таким нюансам, которых вы можете даже не заметить. А чтобы увольнение не стало проблемой, нужно чтобы трудоустройство изначально велось по всем правилам.

Разработка трудовых договоров и должностных инструкций

Отслеживать постоянные изменения в трудовом законодательстве хлопотно, и не у каждого работодателя есть на это время и внутренние ресурсы. Аутсорсеры же постоянно следят за всеми изменениями и обычно в курсе всех нововведений.

Заполнение трудовых книжек

Если у вас работу кадровиков выполняют другие сотрудники, можно почти с уверенностью сказать, что правильно заполнять трудовые книжки у вас не умеют. Поэтому лучше доверить это специалистам.

Составление штатного расписания и графика отпусков

Штатное расписание не является обязательным, поэтому в небольших компаниях оно часто вообще отсутствует. Однако оно значительно упрощает работу, когда дело касается найма новых сотрудников или учета первичной документации для оплаты труда работников. График отпусков часто оформляется не по правилам и чревато наказанием.

Разработка правил внутреннего трудового расписания и других обязательных локальных актов.

Все локальные документы не должны противоречить трудовому кодексу РФ и не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим трудовым законодательством.

Если вы не обладаете знаниями трудового законодательства, а в штате организации нет соответствующего специалиста, аутсорсинговое сотрудничество будет выходом из положения.

Что нужно сделать, чтобы перейти на кадровый аутсорсер.

1. Оцените текущее положение дел своей компании: составьте нечто вроде таблицы, прописав все в цифрах, обозначив все плюсы и минусы предстоящего сотрудничества. Просчитайте, во сколько обойдется содержание в штате собственных кадровиков и сколько придется платить сторонним специалистам, на чем сэкономите.

2. Выберите подрядчика. В сфере кадрового аутсорсинга важно иметь опыт в решении как стандартных, так и нестандартных ситуаций; безупречную репутацию. Обратите внимание на страховку профессиональной ответственности — у всякой солидной компании она есть.

3. Сформулируйте условия сотрудничества. Поставьте перед аутсорсером четкие задачи и цели, задавайте уточняющие вопросы и обсуждайте встречные.

4. Заключите договор. Предусмотрите условие о соблюдении конфиденциальности, квалификации и профессионального опыта специалистов аутсорсера; сроки выполнения и сдачи работы; порядок и условия оплаты услуг; ответственность за качество услуг. Зоны и пределы ответственности определяйте четко и конкретно. Желательно при этом учесть и нестандартные ситуации.

Друзья! В завершение предлагаю 23 марта 2017 года стать активным слушателем юридического бесплатного вебинара о том, какие ошибки чаще всего допускаются кадровиками в кадровом делопроизводстве. Это поможет вам принять верное решение о передаче функций кадровика компании-аутсорсеру и избежать всех нарушений.

Регистрация ЗДЕСЬ.

Нас легко найти: г. Набережные Челны, пр. Мира, 70 (Новый город, 30/01), тел. 8 (8552) 38-33-41, E-mail: info@ipa-zakon.ru, сайт: www.ipa-zakon.ru

С уважением, Ольга Максимова, директор Юридического Агентства «ЗАКОН», юрист.

На правах рекламы